Aanmelden

1. U registreert zich op de website van het KIBG portaal
2. Vervolgens richt InfinitCare het KiBG Portaal voor u in.
   1. Algemene informatie van de zorgaanbieder.
   2. Accounts voor de opgegeven gebruikers van de keurmerkdrager.
3. Na afronding van de inrichting krijgen u en Stichting KiBG een bevestiging van het KiBG Portaal. Ook de aangegeven gebruikers worden op de hoogte gesteld van hun nieuwe account.

Accorderen overeenkomsten

1. Vervolgens dient de gebruiker met de rol "Tekenbevoegd" de verwerkersovereenkomst in het portaal te accorderen.
2. De gebruiker kan de verwerkersovereenkomst "VWO IC – ZA KiBG 2021-09 V003 Elektronisch" downloaden en beoordelen.
3. Na beoordeling is het mogelijk om de verwerkersovereenkomst te accorderen door een vinkje te zetten bij de overeenkomst.
   1. De accordering vindt elektronisch plaats. 
   2. Meer informatie vindt u in de handleiding: Contractering.
   3. U dient hiervoor wel eerst ingelogd te zijn.
4. Na accordering kunt u meteen bestanden aanleveren.
5. De status van de overeenkomsten vindt u in het dashboard.

Aanleveren EPD-, ROM- en CQi-data

Afstemming leverancier

1. U dient uw leverancier op de hoogte te stellen dat u ROM-data of CQi-gegevens via het KiBG Portaal aan KiBG wilt aanleveren. 
2. Heeft u een eigen omgeving waaruit u de data extraheert om aan te leveren? Laat dan uw ICT-afdeling contact met ons opnemen. In het vervolg van het stappenplan bedoelen we met "leverancier" die organisatie, die de data aanbiedt, ook als dat in eigen beheer gebeurt.
3. Stichting KiBG en InfinitCare hebben uw ROM-leverancier al op de hoogte gesteld van de interface specificaties. Na oplevering van de export functionaliteit zijn er twee manieren om bestanden aan te leveren.
   1. Automatisch aanleveren via de leverancier.
   2. Zelf bestanden uploaden in het KiBG Portaal.

Automatisch aanleveren via de leverancier

1. Wanneer u met uw leverancier kiest voor automatische aanlevering dient u hem en ons een e-mail te sturen met het verzoek om de aanlevering te faciliteren. De meeste leveranciers beschikken over een interface met InfinitCare.
2. InfinitCare zal het initiatief nemen om samen met de leveranciers de inrichting uit te voeren. Hiervoor stuurt InfinitCare de leverancier de 'handshake'-informatie op, waaronder de juiste URL en licentiecodes.
3. Leverancier richt de omgeving van de zorgaanbieder zo in dat minimaal twee keer per jaar de juiste informatie verstuurd wordt naar het InfinitCare Portaal.
   1. Nota bene: Bij leveranciers die voor het eerst een aanlevering doen is het noodzakelijk om een testrun te doen.
4. InfinitCare informeert de Keurmerkdrager over de status, waarna bestanden aangeleverd kunnen worden.

Zelf bestanden uploaden in het KiBG Portaal

1. Wanneer u met uw leverancier kiest voor het handmatige aanlevering, dan dient u dit aan InfinitCare door te geven. 
2. InfinitCare stuurt u de benodigde 'handshake'-informatie op, waaronder de juiste URL en licentiecodes.
3. U deelt deze informatie met uw leverancier met het verzoek om de aanlevering te faciliteren. 
4. De leverancier richt haar applicatie zodanig in dat u periodiek de data kunt downloaden. 
5. Periodiek downloadt u de bestanden vanuit uw ICT-omgeving en leest deze in in het KiBG Portaal (Inlezen van bestanden).
6. Het KiBG Portaal bericht u via e-mail over de status van de verwerking.
   

Spiegelrapportages KiBG

De aangeleverde gegevens van de Keurmerkdrager wordt geaggregeerd aan KiBG aangeboden voor de spiegelrapportages.